Delegowanie zadań i odpowiedzialności – jak to robić skutecznie?

Delegowanie zadań w organizacji to kluczowa umiejętność zwiększająca produktywność firmy. Jest to przekazywanie zadania wraz z odpowiedzialnością za nie innym osobom, mające na celu zwiększenie produktywności i oszczędzenie czasu na realizację innych, ważnych zadań. Pisząc w skrócie – jest to po prostu zlecanie swojej pracy innym w celu osiągnięcia lepszych wyników. Często jednak zdarza się, że menedżerowie nie robią tego ze względu na niskie zaufanie do osób, którym mogliby delegować zadania i przeświadczenie, że sami są w stanie najlepiej wykonać daną czynność. Delegowanie zadań wiąże się bezpośrednio z dzieleniem odpowiedzialności za nie.

Delegowanie zadań – korzyści, które z tego płyną

Nieumiejętność delegowania zadań w firmie obniża efektywność całego zespołu. Menedżer, który tego nie robi nie pozwala reszcie pracowników na samodzielną pracę i zwykle bierze na siebie więcej obowiązków, niż jest to potrzebne. Dlaczego więc delegowanie zadań jest tak ważne?

• koncentracja na najważniejszych zadaniach – delegowania zadań o niższym priorytecie pozwala skupić się na kluczowych wyzwaniach w danej chwili, które mogą mieć bezpośredni związek z zyskami w firmie. 
• zwiększanie efektywności pracowników – pracownicy, którzy przejmują część obowiązków menedżera mają szansę się wykazać, jak i zwiększyć swoje kompetencje. Dzięki temu uczą się nowych rzeczy i samodzielności, co przekłada się na późniejszą efektywność całego zespołu.
• zmniejszenie poziomu stresu – być może przekazywanie odpowiedzialności innej osobie za dane zadanie może być dla menedżera stresujące. Jednak większy stres powoduje tak naprawdę kontrolowanie całej firmy i branie na siebie więcej pracy, niż jest się w stanie wykonać. W najgorszym wypadku może to doprowadzić nawet do wypalenia zawodowego.
• możliwość lepiej wykonanego oddelegowanego zadania – prawdą jest, że nie trzeba lubić wszystkich zadań, za które jesteśmy odpowiedzialni. Możliwość oddelegowania części pracy, która sprawi innej osobie w firmie więcej satysfakcji spowoduje, że właśnie to konkretne zadanie zostanie wykonane lepiej i z większym zaangażowaniem.
• uniknięcie robienia zbyt wielu rzeczy naraz – doba ma tylko 24 godziny – warto więc jak najefektywniej zarządzać swoim czasem, który jest tak cenny. Im więcej obowiązków do wykonania, tym mniej czasu można poświęcić każdemu z nich. A im mniej czasu zostało na wykonanie zadania, tym jest ono gorzej wykonane.
• polepszenie komunikacji z zespołem – delegując  zadania pracownikom menedżer pokazuje, że ufa, iż zadanie zostanie wykonane poprawnie. Zespół poczuje się doceniony i będzie wiedział, że w razie problemu będzie mógł się zwrócić o pomoc. Zwiększy się kontakt z zespołem, a co za tym idzie – poprawi się komunikacja z nim.
• zwiększenie zysków w firmie – delegowanie zadań, które są w stanie wykonać inne osoby zwiększy po prostu zyski w firmie. Zlecanie pracy znaczy więcej czasu na bezpośrednią sprzedaż i kontakt z klientem, bez którego firma nie istnieje.

Delegowanie zadań – jak to robić poprawnie?

Aby delegowanie zadań było skuteczne, należy robić to umiejętnie i się odpowiednio przygotować. 

1. Zrozumienie celu, który się chce osiągnąć. Tak jak wszystkie czynności w firmie, również delegowanie powinno się rozpocząć od jasnego ustalenia celu, który się chce osiągnąć.
2. Wybór odpowiedniej osoby. Wybranie odpowiedniej osoby do powierzonego zadania to klucz do sukcesu. Każda osoba w zespole ma inny poziom kompetencji, co powinno zostać uwzględnione. Powinno się też wziąć pod uwagę zasoby czasowe wybranej osoby. Czy nie jest ona już obarczona zbyt dużą liczbą obowiązków? By delegowanie miało sens, należy zadania rozłożyć zespołowi równomiernie i przypisać do osób, które będą w stanie wykonać je z jak najlepszym efektem.
3. Zebranie i przekazanie odpowiednich informacji. Gdy już wiemy, jakiej osobie powierzymy zadanie, powinniśmy zebrać wszystkie potrzebne informacje i przekazać je w jak najbardziej zrozumiały sposób. Pracownik powinien wiedzieć, jaki cel i w jakim terminie ma zostać osiągnięty, a menedżer powinien być otwarty na wszystkie sugestie ze strony pracownika.
4. Nadzorowanie i wsparcie. Jest to bardzo ważny etap w procesie delegowania zadań. Osoba, której powierzyliśmy odpowiedzialność za zadanie musi mieć poczucie wsparcia ze strony menedżera i mieć możliwość zwrócenia się do niego, gdy napotka jakiś problem.  Pracownik jest odpowiedzialny za zadanie, a menedżer za cały proces delegowania. 
5. Uznanie. Zakładając, że po wyborze odpowiedniej osoby i skutecznie przeprowadzonym procesie oddelegowania, cały proces powinien zakończyć się uznaniem dla pracownika. Dzięki temu zwiększy się u niego pewność siebie i chęć wykonywania pracy jak najskuteczniej oraz polepszą się relacje z menedżerem. Wpłynie to na jakość innych zadań wykonywanych przez tę osobę później. 

Rozdzielanie obowiązków nie jest łatwym zadaniem i wymaga ogromnego zaangażowania obu stron, ale jak widać ma ogromne korzyści dla rozwoju firmy. Delegowanie zadań usprawnia i przyśpiesza realizację projektów, daje szansę na rozwój zespołu i więcej czasu dla menedżera na najważniejsze procesy w firmie. Oznacza to zwiększenie jakości i zysków organizacji. Sama nauka delegowania zadań nie jest łatwa, ale można się tego procesu nauczyć korzystając z coachingu. Jeżeli delegowanie zadań sprawia Ci trudność, lub chcesz zwiększyć poziom skutecznego zarządzania zespołem, skontaktuj się z nami. Dzięki odpowiednim narzędziom i naszej wiedzy, pomożemy Ci efektywnie poprowadzić firmę i wznieść ją na wyższy poziom.