Metoda OKR – co to jest i jak jej się używa? Cele i kluczowe rezultaty: 5 zasad skutecznego planowania i realizowania celów w zespołach i w organizacjach

„Model OKR pomógł nam osiągnąć dziesięciokrotny wzrost, a następnie wielokrotnie ten wyczyn powtórzyć.” – Larry Page, założyciel Google (str. 13 „Jak Google, Bono i Gates Trzęsą Światem dzięki metodzie OKR” – John Doer)

Jako przedsiębiorca zapewne znasz różne klasyczne systemy zarządzania firmą oraz zarządzaniami celami, w tym metodę MBO czyli Management by Objectives. W dzisiejszym artykule przedstawimy metodę zarządzania celami OKR, która jest najskuteczniejszą obecnie metodą zarządzania celami organizacji, stosowaną przez właścicieli firm i menedżerów zarządzających zespołami oraz projektami. Jest ona często stosowana przez Turkusowe Organizacje, startupy, softwarehousy, firmy IT oraz szybko rozwijające i skalujące się firmy.

Metoda OKR – na czym polega?

Nazwa metody pochodzi z języka angielskiego. OKR to skrót od Objective Key Results, a pisząc jeszcze dokładniej to:

O – Objective – Osiągnięcie, Cel, Sukces (najczęściej jeden ambitny cel na rok i na najbliższy kwartał)

KR – Kluczowe Rezultaty –  2-4 mierzalne wyniki, kamienie milowe, które zmierzą, czy zrealizowałeś Osiągnięcie/Cel

Metoda OKR jest skierowana przede wszystkim do organizacji, ale można ją również stosować do mierzenia efektów w pojedynczych projektach, dlatego mogą z niej korzystać także menedżerowie, a nie tylko właściciele firm. Metoda ta została opracowana w firmie Intel, a dzisiaj korzystają z niej takie firmy jak Google czy Allegro. 

Na OKR składają się nie tylko główne, jasno określone i ambitne cele, ale też sam proces ustalania priorytetów i praktyk, które mają nas do tego celu przybliżyć.

Aby OKRy były skuteczne, należy wdrożyć 5 kluczowych zasad ich skutecznego planowania i realizacji.

1. Określony jasny, zrozumiały i ambitny cel do osiągnięcia

Ustalony cel (Objective) powinien być krótki, zrozumiały, angażujący, ambitny i jasno określony. To nie tylko cel sam w sobie, ale też misja, hasło, które sprawia, że chcemy do tego celu dążyć. Przykładem może być “Jesteśmy najbardziej rozpoznawalną firmą coachingu biznesowego w Polsce”. Tworząc Osiągnięcie pomyśl o strategicznym haśle/zwrocie (jakościowym osiągnięciu), które możesz zrealizować lub możecie zrealizować z zespołem oraz dzięki któremu wprowadzisz siebie, swoją organizację lub obszar za jaki odpowiadasz na wyższy poziom rozwoju. Wdrażając OKR dla dużej, kilkusetosobowej organizacji zadbaj, żeby zespoły tworzyły swoje własne, ambitne cele, które będą przy tym spójne z głównym celem organizacji.

2. Mierzalne i konkretnie określone 2-4 kluczowe rezultaty, które można łatwo ocenić i odpowiedzieć na pytanie: “osiągnęliśmy, czy nie osiągnęliśmy”

Kluczowe Rezultaty (Key Results) to zbiór metryk przybliżających nas do celu i pozwalających określać na bieżąco ich postęp. Tworząc Key Results pomyśl o konkretnych wynikach po jakich poznasz, że Ty i inni osiągnęliście zamierzony cel. Do jednego Osiągnięcia stwórz maksymalnie 4 kluczowe rezultaty lub 4 kamienie milowe, które będziesz mógł zmierzyć. Stosując metodę OKR każda jednostka lub zespół powinna stworzyć dla siebie swoje własne kluczowe rezultaty. 

3. Transparencja celów w całej organizacji i transparentny system z dostępem i uaktualnieniem postępów

Metoda OKR wspiera transparencję, czyli inaczej mówiąc –  przejrzystość celów. Mają być one jasne i zrozumiałe dla każdej osoby w organizacji. Dzięki temu każdy członek zespołu wie, w jaki sposób jego codzienna praca wpływa na całe przedsiębiorstwo. Wszyscy mają bieżący dostęp do sprawdzania postępu celów, co umożliwia ewentualną zmianę, która zbliży nas do efektu i pozwoli na jeszcze skuteczniejszą pracę. Bieżące dyskusje całego zespołu nad Key Results dają pogląd na to, jak codzienna praca każdej osoby wpływa na ostateczne wyniki.

4. Kwartalne planowanie i docenianie osiągnięć, uczenie się na przyszłość przy niezrealizowanych OKR

Aby metoda OKR była skuteczna, powinieneś ustalić, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższego kwartału. Działanie w takim systemie jest dużo efektywniejsze, niż ustalanie celów na np. najbliższy miesiąc. Monitorowanie danego celu może odbywać się raz w tygodniu podczas spotkania z liderem lub raz w miesiącu podczas dyskusji całego zespołu. Po zakończonym kwartale należy zrobić podsumowanie i ocenić, czy założony cel został osiągnięty, a jeśli nie został – co można zmienić na przyszłość, by się do niego przybliżyć. Jest to ważne, by wyciągnąć wnioski i następnym razem uniknąć błędów, które pojawiły się po drodze.

5. Akceptacja i docenianie, gdy ambitny OKR jest zrealizowany w 70% lub 80%, otwartość na ciągłe uczenie się.

Ważne jest, by po ustaleniu OKR mieć wsparcie od członków całego zespołu i nawzajem doceniać swoje efekty oraz być otwartym na ciągłą naukę i wyciąganie wniosków. Ustalenie bardzo ambitnego OKR i osiągnięcie przykładowo 80% efektu będzie i tak bardzo dobrym wynikiem. Oczywiście, jak zawsze, trzeba przeanalizować, co było wykonane dobrze, a co jest do poprawy. Jeśli wdrażając system OKR zespoły zaczną regularnie osiągać 100% realizacji swoich celów oraz kluczowych rezultatów, może to oznaczać, że boją się stawiać sobie ambitne cele i je realizować, a to oznacza, że OKR nie został właściwie wdrożony w organizacji.

Przykłady OKR

Roczny OKR dla organizacji: 2020: „Rozwinąć firmę globalnie”

KR-1: Osiągnąć sprzedaż globalną na poziomie ….

KR-2: Zwiększyć sprzedaż o 100% w regionie CEE

KR-3: Zwiększyć zespół sprzedaży globalnej o 100%

OKR na kwartał Q1 dla zespołu/działu/kręgu: 2020-Q1: „Z sukcesem w Q1 wprowadzić na rynek nową usługę XYZ”

KR-1: Uzyskać nagrodę „Najlepsza premiera i nowa usługa w branży XYZ” na konferencji XYZ

KR-2: Sprzedać nową usługę XYZ do 20 nowych klientów

KR-3: Uzyskać 10 pisemnych rekomendacji od klientów, którzy skorzystali z usługi i polecili ją swoim znajomym

Biorąc pod uwagę fakt, ilu światowych liderów korzysta z metody OKR, nie mamy wątpliwości, że jest ona  najskuteczniejszą metodą realizacji celów oraz rozwoju firmy w obecnych czasach. Nasz zespół #PerfectCircle wdrożył metodę OKR rok temu z wykorzystaniem platformy holaspirit. Metoda OKR pomaga nam szybko rozwijać firmę oraz zachować całkowitą transparentność i zwinność w zarządzaniu celami organizacji. Jesteśmy również partnerem na Polskę platformy holaspirit.com, która jest wyposażona w funkcję wprowadzania, monitorowania oraz uaktualniania OKR. Pomagamy również innym firmom z sukcesem wdrażać metodę OKR do całej organizacji. Dodatkowo dzięki platformie holaspirit można wdrażać samozarządzanie, holakrację, socjokrację oraz tworzyć Turkusową Organizację.

Regularnie, w każdy ostatni wtorek miesiąca o godz. 10:00 organizujemy darmowy #TurkusowyWebinar, podczas którego Marek Wzorek i/lub Artur Szmiłyk dzielą się wiedzą i najlepszymi praktykami tworzenia turkusowych organizacji i transformacji organizacji. Zapraszamy również TUTAJ na bezpłatną sesję konultingową i omówienie Twoich wyzwań związanych z rozwojem siebie, zespołów oraz Twojej organizacji.