Kanban – 8 rzeczy jakie możesz się nauczyć od tego systemu zarządzania projektami i całą organizacją oraz historia powstania

Dostarczanie pracy w szybki i efektywny sposób może być wyzwaniem. Metoda Kanban proponuje podejście polegające na zarządzaniu przepływem pracy z naciskiem na ciągłe doskonalenie, koncentrację i wydajność nawet przy najbardziej złożonych projektach. Kanban, służący do zarządzania procesem Lean, to przede wszystkim wizualizacja pracy na tablicach Kanban – a wszystko zaprojektowane w taki sposób, aby w pełni wykorzystać możliwości Twojego zespołu. 

Czy znasz historię Kanban?

Wszystko zaczęło się na początku lat 40. XX wieku, kiedy pierwszy pierwszy system Kanban opracował inżynier Taiichi Ohno dla japońskiej firmy motoryzacyjnej Toyota. Początkowo był to prosty system harmonogramowania dla produkcji Lean, którego celem była optymalna kontrola i zarządzanie pracą na każdym etapie produkcji. 

Kluczowym powodem opracowania metody Kanban była niedostateczna produktywność i wydajność Toyoty w porównaniu do jej amerykańskiej konkurencji. Właśnie wtedy Toyota wprowadziła do swojej produkcji zasadę produkcji „dokładnie na czas”(just-in-time), która zwiększyła produktywność przy jednoczesnej redukcji kosztownych zapasów surowców i materiałów. A to dlatego, że just-in-time opiera się na zapotrzebowaniu klientów, a nie masowej produkcji towarów i “wypychaniu” ich na rynek. 

Unikalny system Toyoty był kluczowy dla powstania Lean – systemu zarządzania firmą w taki sposób, aby minimalizować działania powodujące marnotrawstwo i maksymalizować wartość dla klienta bez generowania dodatkowych kosztów. 

Samo słowo “kanban” oznacza po prostu “tablicę wizualną” lub “znak” i od lat 50-tych ubiegłego wieku używane jest jako nazwa tej metody. 

Nawet jeśli nie przewidujesz w tym momencie wprowadzania Kanban do firmy, to jest wiele rzeczy, których ta metoda uczy w kontekście zarządzania projektami i organizacją. 

#1 Żegnaj Multitasking, witaj WIP

Jedną z praktyk metody Kanban jest ograniczenie pracy w trakcie realizacji (“work in progress”, w skrócie WIP). Multitasking, czyli przełączanie swojej uwagi z jednego zadania na drugie, może szkodzić procesowi. Multizadaniowość to szybka droga do generowania nieefektywności. Limity WIP z kolei “wymuszają” współpracę. Jest on zazwyczaj niższy niż liczba osób w zespole, a to oznacza, że na każdym etapie procesu członkowie zespołu będą musieli współpracować. 

Podobnie jak wszystkie systemy Agile, działają one najlepiej, gdy są wdrażane w sposób zwinny – zespół powinien więc wybrać limit WIP, który będzie dla niego najlepszy. Limity WIP są wiodącym wskaźnikiem pełnego lead time, czyli czasu pomiędzy żądaniem klienta o konkretną wartość biznesową, a otrzymaniem jej na produkcji. 

WIP uczy, że sukcesem nie jest rozpoczęcie wielu zadań, ale doprowadzenie chociaż jednego z nich do końca.

#2 Uważaj na straty, które tworzysz

W procesie Lean marnotrawstwem jest każda czynność, która zużywa zasoby, ale nie przynosi żadnej końcowej wartości dla klienta. Takim marnotrawstwem może być niewykorzystany czas – a on jest tracony chociażby wtedy, kiedy zespół przełącza się między zadaniami, nie kończąc żadnego z nich. Optymalizacja procesów w celu wyeliminowania marnotrawstwa jest kluczowa dla sukcesu Twojej firmy. Działania powodujące straty mogą obniżyć rentowność, zwiększyć koszty pozyskania klienta, obniżyć jakość pracy, a nawet satysfakcję pracowników. 

Z tego powodu należy zidentyfikować działania nie dodające wartości i spróbować poprawić proces, w którym się pojawiają.

#3 Naucz się systemu “Pull”, zanim wdrożysz “Push”

Kolejną korzyścią – i lekcją, jaką daje metoda Kanban – jest różnica między systemami “push” i “pull”. W tym przypadku “pull” jest bardziej wydajny; główną przewagą jaką daje nad systemem “push” jest możliwość redukcji marnotrawstwa dowolnego procesu. Wyobraź sobie, że jesteś w drodze na przystanek autobusowy i zauważasz, że Twój bilet stracił ważność. Co robisz? Oczywiście idziesz do automatu biletowego i kupujesz nowy bilet. Robiąc to, jesteś już częścią systemu “pull” – innymi słowy, konsumujesz wtedy, gdy masz zapotrzebowanie, we właściwym dla Ciebie czasie. Celem wdrożenia systemu “pull” jest budowanie produktów w oparciu o rzeczywisty popyt, a nie o prognozy. Dzięki temu Twoja firma może optymalizować swoje zasoby i ograniczyć możliwość powstawania nadmiernych zapasów. Strategia “push” działa odwrotnie; produkcja firmy opiera się na przewidywanym popycie, który nie zawsze może odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu. Taka nierównowaga z kolei może być przyczyną nieoczekiwanych luk finansowych. 

#4 “Wąskie gardło” to zdecydowanie czerwona flaga 

Wąskie gardło procesu to pewien etap pracy, który powoduje więcej żądań niż rzeczywiście może ich przetworzyć przy swojej maksymalnej przepustowości. A to powoduje przerwanie przepływu pracy i opóźnienia w całym procesie. Kanban, dzięki wizualizacji pracy, umożliwia szybkie wykrycie źródła wąskiego gardła. Kluczowe jednak tutaj jest, aby nie zwiększać obecnego limitu WIP. Jeśli już zidentyfikujesz problem, będziesz mógł odpowiedzieć na pytania: Czy blokują Cię współpracownicy, procesy korporacyjne, a może osoby trzecie? Co możesz zrobić, aby wyeliminować wąskie gardło? Najlepszą radą jest przejęcie inicjatywy, zgodnie z filozofią Lean, która zakłada ciągły samorozwój. Nieistotne jest, ile zleceń przejmuje zespół, jeśli praca zostanie zablokowana na poziomie realizacji przez jedną osobę. 

Siłą procesu jest najsłabsze ogniwo, a miarą sukcesu w kanbanie – lead time, czyli czas, który upływa od momentu złożenia zamówienia przez klienta, do otrzymania przez niego finalnego rozwiązania. 

#5 Priorytety to podstawa

Kanban zapewnia pewną elastyczność, dzięki czemu można zachować istniejące procesy pracy i systemy bez zakłócania już funkcjonujących. Kanban uwypukla też kwestie, którymi należy się zająć i pomaga ocenić zmiany. Aby uzyskać maksimum wydajności, należy skupić się na dwóch kwestiach: eliminacji prokrastynacji oraz ustaleniu priorytetów pracy. W sercu podejścia metody Kanban do zarządzania przepływem pracy leży jej wizualizacja. Praca, podzielona na karty, reprezentuje poszczególne zadania. To tworzy środowisko przejrzystości i świadomości postępu pracy. 

Wiesz już, czym jest WIP i dlaczego zwiększa efektywność. Wizualizacja w Kanbanie opiera się także na innych funkcjonalnościach, jak dodawanie kolorów, tagów, czy naklejek służących priorytetyzacji. Dzięki temu priorytety zadań mogą być ustalane w bardzo

efektywny sposób i zwiększać wydajność pracy. 

Kanban uczy, że ustalanie priorytetów jest ważne – pozwala wyrobić nawyk poświęcenia uwagi w pierwszej kolejność zadaniom, które są pilne, a dopiero później wykonywania zadań o niższym priorytecie. 

#6 Dokonuj ewolucyjnych zmian

Ewolucyjna zmiana polega na tym, że zaczynamy od miejsca, w którym jesteśmy i zmian dokonujemy stopniowo. Potrzebny jest mechanizm refleksji i przywództwa, aby taką zmianą sprowokować, ale również zrozumienie, co motywuje zachowanie i działania jednostki niezbędne dla postępu organizacji. Gwałtowne zmiany mogą napotkać opór ze strony zespołu, będący skutkiem niepewności czy obaw. Kanban jest zaprojektowany w taki sposób, aby ten opór był jak najmniejszy, a zmiany są dokonywane w sposób łagodny poprzez współpracę i informację zwrotną. Problem z tradycyjnymi inicjatywami zmian polega na tym, że są one zaprojektowane i zarządzane, a nie są ewolucyjne. 

Zmiana jest czymś narzuconym ludziom, a nie przez nich wywołanym. Metoda Kanban uczy, że zmiany mogą być dokonywane w sposób naturalny i przyjazny zespołowi. 

#7 Dbaj o rozwój przywództwa

Aby móc wspierać przywództwo w firmie, powinieneś zastanowić się, w jaki sposób możesz wzmocnić członków zespołu, aby stali się liderami. Nie oznacza to przyjmowania nowych ról – w tym przypadku bycie liderem to dążenie do innowacji, kwestionowanie norm, ciągłe doskonalenie się i wpływanie na innych ludzi. Bycie liderem to umożliwienie innym stania się liderami i zapewnienie im możliwości dzielenia się ich autorytetem. Na tym polega koncepcja wspólnego przywództwa w Kanban. Kaizen, czyli wspólna obserwacja sprzyjająca myśleniu o ciągłym doskonaleniu zapewnia optymalne rezultaty na poziomie całej organizacji, nie tylko na szczeblu kierowniczym. Czwartą zasadą Kanban jest zachęcanie do przywództwa na wszystkich poziomach.

#8 Porzuć zarządzanie ludźmi. Zarządzaj pracą

Zmiana nastawienia z zarządzania ludźmi na zarządzanie pracą wzmacnia zdolności zespołu do samoorganizowania swoich działań. W Kanban często wspomina się o zarządzaniu przepływem – dlatego że w miarę gdy organizacje rosną, trudniej jest wywierać wpływ, a łatwiej jest uzyskać korzyści. Zarządzanie ludźmi nie prowadzi do poprawy wydajności pracy. Czas spędzony przy biurku niekoniecznie przekłada się na czas produktywny – produktywność powinna być przede wszystkim oceniana pod kątem efektów, a nie liczby przepracowanych godzin. Kanban uczy, że zarządzanie ludźmi nie jest najważniejsze. Liczy się to, czego firma uczy się jako jeden organizm i że wspólnie może uzyskać wiele korzyści. Nie ma zmiany bez nauki i nie ma nauki bez ciekawości i ciągłego poszukiwania nowych rozwiązań. 

Kanban jest czymś więcej niż tablicą podzieloną na “Do zrobienia”, “W trakcie realizacji” i “Ukończone”. Jest filozofią, którą najłatwiej jest zrozumieć przyjmując ją do swojej firmy i codziennej pracy. Dążąc do wdrożenia metody Kanban, szczególną uwagę należy zwrócić na praktykę i stosować się do podstawowych zasad, aby mogło się to skończyć sukcesem. 

Porozmawiajmy o rozwinięciu Twojej firmy w oparciu o Kanban: ​​https://perfectcircle.pl/kontakt/