Holakracja – 12 rzeczy, których możesz nauczyć się od najczęściej praktykowanego systemu samozarządzania oraz rozproszonej decyzyjności

Jeśli Turkusowe Organizacje to temat, który może jest Ci już bliski, po na przykład czytałeś o nim może w naszym innym artykule TUTAJ, bardzo prawdopodobne jest, że spotkałeś się już z pojęciem holakracji. Holakracja – najczęściej praktykowany system samozarządzania – to sposób organizacji firmy dający skuteczne rozwiązanie na alternatywę dla hierarchicznej struktury organizacyjnej i zarządzania w stylu z góry na dół. Korzenie tego systemu to przede wszystkim zwinny sposób myślenia. Dla wyjaśnienia czym jest holakracja, można zastosować uproszczenie, że holakracja to po prostu Agile zastosowany w strukturze firmy oraz dla całej organizacji.  Podstawową jednostką struktury holakratycznej jest rola oraz krąg. Rola, to zakres pracy i odpowiedzialności do wykonania, a krąg to grupa ról, czyli również grupa osób mających wspólny cel, odpowiedzialność lub obszar zainteresowań. To, co tradycyjnie jest zadaniem zarządcy, w holakracji jest zadaniem ról i kręgów. Mimo, że holakracja w Polsce jest spopularyzowana głównie wśród firm IT, softwarehousów i innowacyjnie myślących liderów organizacji, to śmiało można wymienić rzeczy, których możesz się od niej nauczyć i które potwierdzają, że jest to zdecydowanie system przyszłości. Czego zatem możesz nauczyć się z holakracji, nawet jak nie myślisz o założeniu turkusowej organizacji? 

Holakracja – co to jest i jak powstała?

Holakracja została opracowana na początku XXI wieku przez Briana Robertsona oraz jego zespół w firmie Ternary Software w Pensylwanii. Miała za zadanie rozwiązać problem centralizacji władzy i decyzyjności w jednym miejscu, na rzecz rozproszonej decyzyjności oraz zapewnienia większego poziomu wolności wszystkim współpracownikom. W ramach rozwoju, powstania konstytucji holakracji, powstała dedykowana organizacja, która rozwija system, buduje społeczność coachów holakracji oraz wymieniając się dobrymi praktykami pomiędzy firmami, które wdrażają ten system do swoich organizacji. Więcej informacji o samym systemie znajdziesz TUTAJ

1. Najważniejsza jest misja lub sens istnienia

Podczas gdy strategia organizacji często jest postrzegana jako fundament, to jednak misja firmy jest czymś, co napędza ludzi całą organizację. Holakracja, odrzucająca tradycyjną hierarchię, wysuwa misję przedsiębiorstwa na pierwszy plan. Zamiast tradycyjnych opisów stanowisk określających obowiązki zespołu, holakracja opiera się na rolach oraz kręgach, a każde z nich ma swoją misję, która nazywana jest czasami również sensem istnienia. Rola dla łatwiejszego zrozumienia, z punktu widzenia tradycyjnego zarządzania, jest zbliżona do stanowiska, a krąg to w dużym uproszczeniu zespół, aczkolwiek ten temat lepiej wytłumaczymy w naszym kolejnym artykule na temat Holakracji. 

Dodatkowo misja i sens istnienia ról oraz kręgów  są w zgodzie ze sobą nawzajem oraz w zgodzie z misją całej organizacji. A więc misja oraz sens istnienia roli, kręgu oraz całej organizacji w firmach holakratycznych, jest zrozumiała dla każdej osoby w firmie w taki sposób, że w przypadku pytań “Dlaczego istniejemy?”, “Jaki jest nasz cel?”, “Po co to robimy?”, odpowiedź jest bardzo łatwo i szybko udzielana przez każdego w organizacji. Dzieje się to dzięki dobrze wdrażanym i praktykowanym procesom samozarządzania.

Misja jest ważna, ponieważ to ona napędza naszą motywację wewnętrzną – jesteś w organizacji, bo z całego serca czujesz, że jest to odpowiednie miejsce dla Ciebie oraz, że to co robisz w swojej roli, kręgu i całej organizacji jest ważne dla Ciebie i dla świata.

2. Zrozumiały przebieg pracy

Większość organizacji posiada zasady, regulacje oraz procedury zaprojektowane w celu przewidywania potencjalnych zagrożeń i niebezpieczeństw. Celem tego jest wspieranie porządku i efektywności. I nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że często rzeczywisty świat ciągle się zmienia i ustalone zasady oraz procedury zamiast pomagać stają się ograniczeniem i rozrostem biurokracji. W holakratycznej organizacji każda osoba jest równorzędnym partnerem, każda z osób może zaproponować zmianę zasad i reguł, jeśli zauważy, że są one nieefektywne lub przestarzałe i jest do tego łatwy proces oraz narzędzia IT, ułatwiające realizację proces zmiany zasad i reguł. Dzięki zwinności organizacyjnej oraz ciągłemu usprawnianiu procesów, firmy holakratyczne odznaczają się zarówno elastycznością jak i przewidywalnością procesów oraz rezultatów biznesowych.

3. Rozwijanie kultury zmiany

Wielkim wyzwaniem w zarządzaniu przedsiębiorstwem w dzisiejszych czasach jest to, że firmy muszą się ciągle dostosowywać do zmian. Holakracja jest zoptymalizowana pod kątem adaptacji, dzięki czemu zmiany są czymś oczywistym. Holakracja nieustannie dostosowuje się poprzez “spotkania zarządcze”, które mają za zadanie przydzielać role i obowiązki. Jest to jednak duża inwestycja czasowa, której wiele organizacji może nie chcieć – lub nie być w stanie – się podjąć (np. w branżach z dużą liczbą pracowników).

Jednym ze sposobów na rozwiązanie problemu wdrażania zmian jest zadanie sobie pytania: Gdyby ktoś miał pomysł, który mógłby przekształcić moją firmę, jakby go sprzedał? Z kim by rozmawiał? Jak zostałby przyjęty? To istotne, dlatego że w dzisiejszych czasach każde przedsiębiorstwo musi rozwijać kulturę zmian.

4. Decyzyjność może zależeć od jednej osoby 

Holakracja, jak wcześniej było wspomniane, jest nastawiona na zmiany i eksperymenty. W przypadku większości złożonych decyzji nie wiemy, jak się sprawdzą, dopóki ich nie wypróbujemy. I dlatego ważniejsze od zastanawiania się nad tym jest po prostu podjęcie próby. Minimalna grupa osób, które podejmą się tej próby (czyli innymi słowy – podejmą decyzję), to w większości przypadków… po prostu jedna osoba. I w holakratycznej organizacji oczywistym jest, kto nią jest. Przyjmując takie podejście, podejmowanie decyzji może stać się niemal natychmiastowe.

5. Porzuć błędne przekonania 

Kiedy zaczynasz przygodę z holakracją jest to tylko pusta skorupa, którą trzeba wypełnić własnymi procesami i strukturą. Błędnym przekonaniem jest, że holakracja narzuci firmie gotowe narzędzia. Tak nie jest – w dalszym ciągu potrzebujesz procesów, które nie są łatwe do opracowania. W tradycyjnej firmie cała praca opiera się na menedżerach, którzy kierują takimi procesami, ustalaniu wynagrodzeń, zatrudnianiu czy zwalnianiu ludzi. W przypadku holakracji menedżerowie nie istnieją i trzeba znaleźć nowe sposoby pracy, która będzie przebiegała w bardziej samoorganizujący się sposób. 

6. Stres może być korzystny

Stres nie jest terminem kojarzącym się pozytywnie. Kiedy czujesz stres, zrozumiałe jest, że starasz się go rozładować i uwolnić. Co ciekawe, osoby praktykujące holakrację są świadome, że stres, niepokój, rozdrażnienie, czy inne emocje uznawane za negatywne, można “przerobić” na korzyść własną i organizacji. Każda nieprzyjemna emocja pojawia się, gdy zdajemy sobie sprawę, że jest coś, co nie funkcjonuje tak, jak powinno. W przypadku organizacji może być to błąd, który nieustannie się powtarza lub nieefektywny proces wymagający transformacji. 

Możesz nazwać go problemem lub zastosować holakratyczne podejście i dostrzec potencjał rozwiązania. W takim przypadku stres pozwala na dostrzeżenie luki między tym, co jest i nie działa, a tym, co mogłoby zostać wdrożone. W tym sensie stres, czy różne napięcia w firmie są jednym z największych zasobów organizacji – wskazują drogę do wzrostu i poprawy pewnych obszarów firmy. Codzienna praktyka holakracji polega na przekładaniu napięć na znaczące zmiany.

7. Nie musisz pytać o zgodę 

Tradycyjne organizacje zakładają, że nie można wykonać pewnych rzeczy bez pozwolenia. Holakracja wychodzi temu naprzeciw – możesz robić wszystko, o ile organizacja wyraźnie czegoś nie zabroniła. Holakratyczne procesy mają za zadanie budować zaufanie i zachęcać do proaktywności i inicjatywy. Odczuwanie potrzeby pytania o pozwolenie przez ludzi w firmie szybko prowadzi do powstania kultury, w której istnieje hierarchia, brak odpowiedzialności czy zrzucanie winy na innych. Rezultatem może być brak działania oparty na strachu. A to z kolei powstrzymuje nie tylko jednostki, ale całą organizację. 

Holakracja, z natury wyzbyta pytania o zgodę i strachu przed negatywną odpowiedzią, wyzwala znacznie większą kreatywność i zapał, które służą celom organizacji.

8. Możesz myśleć o sobie

Zbyt często w organizacjach ludzie biorą pod uwagę to, co może spodobać się innym (lub nie), a zbyt rzadko zastanawiają się, czego sami naprawdę oczekują. Skutek? Przeinaczanie własnych próśb i pomysłów, aby tylko uniknąć sprzeciwu ze strony przełożonych czy współpracowników. A gdyby tylko zaufać, że sam proces spotkania z ludźmi w firmie stworzy przestrzeń dla wyrażeniu sprzeciwu, opinii czy obaw? 

Holakracja umożliwia swobodne wyrażanie własnych potrzeb i w żaden sposób nie ingeruje to w potrzeby reszty współpracowników. Możesz mówić dokładnie to, co Twoim zdaniem pomogłoby Ci lepiej pełnić Twoją rolę, a następnie dać szansę reszcie na ocenę pomysłu. 

Odkryjesz przy tym, że Twoi współpracownicy są chętni do pomocy i cieszą się, gdy jasno określasz swoje potrzeby. 

9. Odważ się nie martwić 

Holakracja jest niezwykle pomocna w jasnym określeniu ról i odpowiedzialności – w taki sposób, abyś dokładnie wiedział, co wchodzi w zakres Twoich obowiązków. I co jest równie istotne – co do tych obowiązków nie należy. Jako ludzie naturalnie dążymy do niesienia pomocy i próby rozwiązania problemu, jeśli tylko jakiś zauważymy. Zdarza się niestety, że w danym momencie nie jest to najlepszy sposób na wykorzystanie Twojego czasu czy energii. Są inne priorytety, które powinny być w centrum Twojej uwagi. Świadomość, że coś wykracza poza Twoją rolę i nie należy do Twoich obowiązków, jest dobrym rozwiązaniem dla Ciebie i całej organizacji. Holakracja spełnia tu także kolejną rolę – ujawnia obszary, które być może wymagają dopasowania do nich osoby odpowiedzialnej. 

Odważ się więc nie przejmować – tym samym pomożesz organizacji wzrastać. 

10. Nie mów “My”. Mów “Ja”

“Jesteśmy gotowi, aby poruszyć ten temat”.

“Musimy zacząć myśleć nad planem konferencji.”

“Będziemy rekrutować na to stanowisko przed końcem roku.” 

Holakracja lubi konkrety – więc kiedy słyszysz “my”, zapytaj “kto?”. 

Podstawą samozarządzania jest dokładne określenie, to jest odpowiedzialny za realizację zadania – która z obecnych w firmie ról dostarczy końcowy efekt? Może zdarzyć się, że nie ma jasno określonej roli, która wzięłaby na siebie odpowiedzialność. To także nie jest problem – wystarczy tę rolę przypisać któremuś ze współpracowników. 

Pamiętaj przy tym, że jeśli wszyscy są odpowiedzialni za zadanie, to znaczy, że nikt nie jest za nie odpowiedzialny. 

11. Nie musisz bać się deadlinów

Jedną z ulubionych walut biznesowego świata są terminy. Bez nich niekiedy ciężko jest wyobrazić sobie efektywne prowadzenie firmy. Wywiązywanie się z obiecanych deadlinów jest jak najbardziej zrozumiałe, jednak w tradycyjnym zarządzaniu polega to na uzyskaniu od pracownika zobowiązania, liczenie na dotrzymanie terminu i niekiedy obwinianie w razie opóźnienia. Problem pojawia się, gdy pojawią się nieprzewidziane sytuacje lub termin – narzucony z góry przez szefa – wymaga zmiany priorytetów. 

Holakracja daje swobodę dostosowania się i wykorzystania swojego czasu w taki sposób, aby najlepiej służył Twojej roli i celom organizacji. Dobrym pomysłem jest, zamiast określania deadlinów, stworzenie przejrzystego systemu zarządzania zadaniami. Dzięki temu wszyscy będą widzieć bieżące postępy i mieć szansę dostosowywać się do ewentualnych zmian. 

12. Jasne umowy to podstawa

Istnieje błędne przekonanie, że holakratyczne procesy wymuszają wyjaśnianie wszystkiego, co się nie zgadza. A jeśli się zgadza – należy to zostawić. Kiedy ktoś w organizacji zauważa, że coś nie funkcjonuje w sposób poprawny i ukazuje się rozbieżność między naszymi oczekiwaniami, a założeniami innych, warto wyjaśniać każdą kwestię. Pomocne w takich momentach jest zawieranie wyraźnych, jasnych dla każdego umów. Dzięki temu nie ma żadnych niedopowiedzeń w kwestii tego, kto za co odpowiada. Utrzymywanie ukrytych porozumień, o których nie wie reszta organizacji, jest praktyką prowadzącą do frustracji czy rozczarowań. Dlatego zawsze sprawdzaj wszystkie umowy od początku do końca i upewnij się, że są one transparentne dla każdej osoby w firmie. 

Holakracja uczy, że jedyną stałą jest zmienność. Ta elastyczność to jedna z największych zalet wskazywanych przez firmy, które wdrożyły holakrację. Umożliwia ona nie tylko odpowiedzi na rzeczywiste i ważne wyzwania biznesowe, ale także ciągły rozwój, dostosowany do tempa poszczególnych jednostek. 

Czy jesteś w stanie wyobrazić sobie swoją firmę w holakratycznym wydaniu?

Porozmawiajmy o rozwinięciu Twojej samozarządzającej się firmy: https://perfectcircle.pl/kontakt/