5 etapów onboardingu nowego pracownika

Zatrudniłeś kogoś? Gratulacje!

Co warto teraz zrobić, żeby ten człowiek za chwilę nie odszedł, a stał się jednym z przyszłych kluczowych liderów Twojej organizacji?

Ten artykuł został zrealizowany z pomocą naszego partnera Holaspirit i pomoże Tobie opracować wydajny proces onboardingowy, czyli wdrażania nowych pracowników do firmy.

Przejdziemy przez 5 różnych faz procesu wdrażania pracownika:

1. Pre-Boarding, czyli dołączenie nowego pracownika do firmy
2. Ogólne wprowadzenie do firmy
3. Dołączanie do zespołu i ról
4. Ciągły rozwój pracownika
5. Off-boarding – zejście “z pokładu”

Dlaczego wdrażanie nowych pracowników jest ważne?

Wdrażanie nowych pracowników ma kluczowe znaczenie, ponieważ przyczynia się do pozytywnego ogólnego doświadczenia pracowników.

Skuteczny onboarding będzie miał pozytywny wpływ na budowanie marki pracodawcy, zaangażowanie pracowników oraz ich rotację.

• Mniejsza rotacja pracowników

Teraz, gdy milenialsi stanowią większość pracowników na rynku, zapotrzebowanie na lepsze doświadczenia pracowników rośnie. Według badań utrata pracownika pokolenia Y (pokolenie urodzone w latach 80. i 90. XX wieku) może kosztować firmę od 15 000 do 25 000 USD, czyli 50 000 PLN do 100 000 PLN. Przy utracie pracownika na kluczowym stanowisku, jak CEO lub członek zarządu, może się to wiązać nawet z upadkiem firmy.

• Rekrutacja i onboarding odgrywają istotną rolę w walce z wysokimi wskaźnikami rotacji

Rekrutacja to nie tylko znalezienie jak najlepszego kandydata na dane stanowisko, ale także ustalenie właściwych oczekiwań. Aby uzyskać jak najlepsze wrażenia wdrożeniowe, zacznij od upewnienia się, że role rekrutacyjne i wdrożeniowe współpracują i są ze sobą dobrze skomunikowane. 

• Większe zaangażowanie pracowników

Wprowadzenie nowych pracowników powinno polegać na:

• sprawianiu, że czują się mile widziani w firmie
• “umieszczaniu” ich w firmie i zespole, oraz
• przyspieszaniu ich przygotowania do rozpoczęcia swojej roli w Twojej firmie.

Okres wdrażania wpływa również na komfort pracownika.

Jeśli pracujesz w samozarządzającym się zespole lub całej organizacji, na pewno cenisz sobie autonomię; powinno to znaleźć odzwierciedlenie również w procesie wdrażania.

Dobry plan wdrożeniowy zapewnia równowagę między “trzymaniem nowicjuszy za rękę” a pozwoleniem im na zanurzenie się w kulturze firmy i “samodzielne pływanie”.

Jakie są etapy udanego wdrożenia nowego pracownika?

Każdy skuteczny proces onboardingu obejmuje 5 kluczowych faz.

W artykule dokonaliśmy rozróżnienia między ogólnym programem wdrażania pracowników na poziomie firmy, a konkretnym programem orientacyjnym na poziomie zespołu i roli.

Dzieje się tak, ponieważ niektóre informacje, umiejętności i szkolenia są istotne dla wszystkich pracowników, podczas gdy niektóre umiejętności i wiedza są specyficzne tylko dla danej roli (stanowiska) lub zespołu.

Obie te części onboardingu wymagają zaplanowania i wdrożenia, a najlepiej robić je krok po kroku.

Etap 1: Pre-Boarding, czyli dołączenie nowego pracownika do firmy

Znalazłeś pasującego do firmy pracownika, przyjął Twoją ofertę i znasz już datę rozpoczęcia jego pracy. Rozpoczyna się wdrażanie nowego pracownika do firmy.

Nie myśl, że onboarding zaczyna się dopiero wtedy, gdy nowy członek zespołu wchodzi do biura lub po raz pierwszy włącza Zoom.

Efektywny onboarding pracownika rozpoczyna się w momencie podpisania przez niego umowy.

Często od momentu podpisania umowy do pierwszego dnia wykonywania pracy mija miesiąc, może dwa lub więcej. To, czego prawdopodobnie będziesz chciał uniknąć, to żeby pomiędzy podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy nowego członka zespołu panowała między Wami cisza. To dość ważne, by utrzymywać z nowym pracownikiem żywy kontakt od samego początku, nawet przed jego pierwszym dniem pracy, szczególnie w tak zmiennym czasie w jakim funkcjonujemy.

Etap między podpisaniem umowy, a pierwszym dniem zatrudnienia to świetny czas na rozgrzewkę i przygotowanie się do rozpoczęcia Waszej współpracy.

Świetnym sposobem na zadbanie o ten proces, jest przypisanie opiekuna, mentora lub członka działu HR, np. Managera ds. Rekrutacji (lub działu Human Growth lub Human Happiness, jeśli tworzysz turkusową organizację), którego zadaniem jest skuteczne wprowadzenie nowego pracownika do firmy i zespołu. Warto zadbać o dobre narzędzia IT, systemy lub platformy, które takie wdrożenie przyspieszają.

Następnie Manager ds. Rekrutacji może przejść przez listę kontrolną dotyczącą wdrażania nowego pracownika, aby upewnić się, że nowy członek zespołu poczuje się mile widziany od momentu, gdy zdecydował się na dołączenie do firmy.

Taka lista kontrolna nowo zatrudnionej osoby może obejmować różne działania, takie jak:

• wysłanie powitalnej wiadomości e-mail od CEO,
• wysłanie zdjęcia zespołu z wiadomością powitalną,
• wcześniejszy dostęp dla nowego pracownika do wewnętrznego czatu firmy,
• wysłanie zestawu powitalnego z gadżetami i dokumentacją, oraz poproszenie nowego pracownika o wybranie preferowanej konfiguracji komputera, z którego będzie korzystał.

Wstępne wejście na pokład jest kluczowe, ponieważ daje nowemu pracownikowi możliwość wcześniejszego zapoznania się z kulturą Twojej firmy. Jest to szczególnie ważne dla pracowników zdalnych, którzy mogą nie mieć okazji do zobaczenia firmy “na żywo”.

Etap 2: Ogólne wprowadzenie do firmy

W przypadku nowego pracownika ten etap polega na:

• zrozumieniu kultury i historii Twojej firmy,
• przejściu przez przepisy, które będą go obowiązywać,
• zapoznaniu się z narzędziami obowiązującymi w całej firmie,
• zobaczeniu struktury firmy i schematu organizacyjnego oraz
• uczeniu się, jak wygląda praca w Twojej firmie.

Dla Twojej organizacji ta część procesu wdrażania pracowników dotyczy:

• uporządkowania kluczy biurowych, biurka i sprzętu,
• tworzenia nowych kont i udostępniania odpowiednich narzędzi,
• wypełnienia wszystkich odpowiednich formularzy kadrowo-płacowych.

Osoby odpowiedzialne za ogólne wdrożenie do firmy powinny być częścią kręgu HR lub HG (Human Growth przy turkusowej organizacji).

Chociaż zaleca się oddzielenie wdrażania ogólnego do firmy, od wdrażania do zespołu i do ról, oba programy onboardingowe powinny być dopasowane. Najlepiej jest zacząć od ogólnego wdrożenia do firmy, zanim nowy pracownik zacznie pełnić swoją rolę (funkcję na danym stanowisku).

Wiem, że prawdopodobnie nie możesz się doczekać, aż Twój nowy współpracownik zacznie pełnić swoją rolę, ponieważ zatrudniłeś go z jakiegoś konkretnego powodu, potrzebujesz jego wsparcia i to najlepiej w jak najszybszym czasie.

Jeśli jednak zbyt szybko pozwolisz mu na pełnienie swojej roli, ogólne wdrażanie łatwo zostanie zepchnięte na bok. W dłuższej perspektywie może to negatywnie wpłynąć na produktywność pracownika, jak i jego utrzymanie.

Rzeczywiście, bez przejrzystości i silnego formalnego wdrożenia obejmującego całą firmę, nowy pracownik będzie miał trudności ze znalezieniem informacji potrzebnych do wykonania dobrze swojej pracy na poziomie całego zespołu.

Zanim poprosisz nowego członka zespołu o kontynuowanie swojej pracy, daj mu co najmniej 3 dni w tygodniu – niektóre firmy dają pracownikom nawet kilka tygodni – na poznanie firmy, spędzenie dnia z innymi działami, wchłonięcie całej ogólnej wiedzy, której potrzebuje.

Odpowiednio go wyszkol w swoim sposobie pracy, narzędziach i komunikacji, zanim zaczniesz wprowadzać go w rolę. Jeśli zdecydujesz się na rozpoczęcie jego roli od samego początku, trudniej będzie nadrobić zaległości w późniejszych etapach pracy.

Etap 3: Dołączenie do zespołu i ról

Dołączanie do zespołu i ról odbywa się głównie z pomocą osoby wprowadzającej nowego pracownika.

Najlepszym sposobem jest wyznaczenie jednej osoby – wprowadzającej – do której nowy pracownik będzie zwracać się z pytaniami. Jak zapewne wiesz, nowi pracownicy mogą zadawać wiele pytań.

To zupełnie normalne.

Ale może to też być bardzo rozpraszające i szkodliwe dla Twojej organizacji, jeśli nie będziesz ostrożny.

Według badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Kalifornijski w Irvine, powrót do zadania po przerwaniu zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund. Zadbaj o to, żeby taki czas był zaplanowany i inni członkowie zespołu i firmy, mieli na to czas. Ich frustracja pytaniami od nowego pracownika może źle wpłynąć na onboarding.

• Wyznacz jedną osobę, która odpowie na wszystkie pytania

Upewnij się, że nowo zatrudniony pracownik siedzi obok swojego współpracownika podczas pierwszych kilku tygodni. W ten sposób tylko jedna osoba – która jest faktycznie odpowiedzialna – zostaje rozproszona.

Zastosuj podobną logikę do zdalnego onboardingu i narzędzi komunikacji wewnętrznej: jeśli nowy pracownik nie zadaje ogólnego pytania jednej konkretnej osobie, w szczególności w dużej grupie, powiadomienie rozprasza wszystkich. Jeśli będzie kierować wszystkie pytania do przydzielonej mu osoby, tylko ona pozostaje rozproszona.

Łatwo jest zobaczyć, co jest najlepsze dla całej organizacji.

W rzeczywistości pomaganie innym, mimo że chwalebne, gdy nie jest częścią twojej roli oraz zakresu odpowiedzialności, może mieć niekorzystne skutki dla zespołu i powodować dodatkową frustrację.

• Zainspiruj kulturę rozwiązywania problemów

Jeśli pracujesz w tej firmie już od dłuższego czasu i znasz odpowiedzi na większość pytań, nowi pracownicy bardzo łatwo i szybko mogą Cię o coś zapytać.

Udzielenie im prostej odpowiedzi jest również bardzo łatwe.

Jednak to, co jest teraz łatwym i szybkim rozwiązaniem, może nie być właściwym podejściem na dłuższą metę. Zwłaszcza w samozarządzających się zespołach i organizacjach, gdzie pracownicy cenią sobie autonomię.

Rzeczywiście, w samozarządzającej się organizacji szkolenie nowych pracowników w zakresie przejmowania odpowiedzialności za ich role jest jednym z głównych celów procesu wdrażania pracowników.

Jeśli nie zachęcasz do autonomii podczas procesu wdrażania, nie zdziw się, jeśli nowi pracownicy potrzebują czasu, aby przyspieszyć i wykazać się przedsiębiorczością.

Oczywiście, aby to zadziałało, musisz upewnić się, że informacje są dostępne i możliwe do znalezienia.

To jeden z powodów, dla których została stworzona platforma Holaspirit: aby pomóc nowym pracownikom w orientacji co do pełnienia swoich ról.

To nie jest oprogramowanie do onboardingu pracowników stworzone tylko dla specjalistów HR, ale zdecydowanie jest to skuteczne rozwiązanie służące do skutecznego wprowadzania nowych osób do firmy!

Holaspirit umożliwia:

• ‍Ustawienie jasnych oczekiwań co do roli,
• Pokazanie odpowiedzialności każdej z ról,
• Dokumentację celu konkretnej roli i zakresu odpowiedzialności.

Nowy pracownik może zobaczyć swoje role, ale także to, kto co robi w organizacji, a dalej, jeśli są wolne stanowiska – o jakie stanowisko może się ubiegać.

Włączenie Holaspirit do ustrukturyzowanego programu wdrożeniowego to świetny sposób, aby pomóc nowemu pracownikowi szybko rozpocząć swoje działania.

• Chroń swój czas, zachowując przy tym życzliwość

Chcesz znaleźć właściwą równowagę między dyspozycyjnością w przypadku pilnych pytań zadawanych przez pracowników, a możliwością nieprzerwanej pracy?

Technika, która się sprawdza, to planowanie codziennych lub cotygodniowych sesji zapytań i odpowiedzi, podczas których nowy pracownik może zadawać wszystkie niepilne pytania.

Porada od specjalistów: jeśli masz w zespole wiele osób w tym samym czasie, zorganizuj grupowe pytania i odpowiedzi, aby zaoszczędzić trochę czasu i nie musieć odpowiadać na te same pytania kilkukrotnie.

Podczas zdalnego wdrażania będziesz chciał się upewnić, że nowo zatrudniony czuje się wspierany i czuje się częścią zespołu. Zaproszenie dodatkowych gości do dołączenia do spotkania z wirtualnymi pytaniami i odpowiedziami wprowadzających może być świetnym sposobem dla nowego pracownika, aby dowiedzieć się więcej o firmie.

Etap 4: Ciągły rozwój pracownika

Zbieraj opinie w celu optymalizacji procesu.

Aby zoptymalizować proces wdrażania, zaplanuj regularne spotkania/ankiety na co najmniej 3 miesiące, aby poprosić każdego nowego pracownika o opinię.

• Co sądzi o swoim doświadczeniu związanym z wprowadzeniem do firmy?
• Co lubi?
• Co można poprawić?
• Czy brakuje mu jakichś informacji?
• Czy chciałby, aby jakieś kroki zostały podjęte wcześniej?

Świeże spojrzenie = nowa porcja spostrzeżeń

Nowi pracownicy mają nowe spojrzenie na wszystkie poziomy organizacji, a nie tylko na proces wdrażania.

Nie przywykli jeszcze do Twojego stylu pracy. 

Dlatego warto prosić nowych pracowników o szczere opinie na temat tego, jak firma prosperuje. Można poprosić ich o listę ulepszeń, które wprowadziliby, gdyby to zależało od nich.

To niesamowite, czego można się dowiedzieć o własnych procesach, ale także o pomysłowości tych nowych osób, które dołączyły “na pokład”.

Faza 5: Off-boarding – zejście “z pokładu”, czyli odejście z firmy

Sposób, w jaki traktujesz członków zespołu, którzy odchodzą z Twojej organizacji, wiele mówi o kulturze Twojej firmy.

Poświęć chwilę, aby zastanowić się nad obecnymi procesami odchodzenia pracowników:

Czy są one zgodne z Twoimi wartościami?

Czy sprawiają, że osoba odchodząca czuje się doceniona?

Czy zapewniają ludzi, że można Ci zaufać?

Nie musi to być nic wyszukanego, o ile jest szczere i miłe.

W zależności od tego, jak długo pracownik jest w firmie, nawet zwykła przerwa na kawę, podczas której gromadzisz ludzi i dziękujesz komuś za jego czas i poświęcenie, jest w porządku i pokazuje mu, że został przez Ciebie doceniony.

Często może być tak, że nie chcesz kłamać i udawać, że wszystko jest w porządku, gdy trudna współpraca dobiega końca. Jednak w takim wypadku ignorowanie tej osoby również nie jest dobrym rozwiązaniem. 

Jeszcze więcej w temacie onboardingu znajdziesz w artykule Anne Nynke Jansma na blogu Holaspirit, po angielsku tutaj.

Artykuł ukazał się oryginalnie najpierw na profilu Marka LinkedIn w dniu 21.04.2021. Zapraszamy do komentowania i Twojej opinii o artykule. Więcej informacji na: https://www.linkedin.com/pulse/5-etap%C3%B3w-onboardingu-nowego-pracownika-marek-wzorek/

Jeśli potrzebujesz wsparcia w procesach onboardingu lub myślisz o wdrożeniu samozarządzania lub świadomiej zmianie nad kulturą organizacyjną, zapraszamy na bezpłatne spotkanie z nami, podczas którego omówimy Twoje wyzwania i potrzeby. Zapraszamy do kontaktu na: info@perfectcircle.pl